BALIPORTALNEWS.COM, DENPASAR – Arsip mempunyai fungsi sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan.
Oleh karena itu, arsip dan tata kelolanya harus dilakukan dengan baik. Arsip juga kalau tidak dikelola dengan baik akan memerlukan tempat dan ruang yang semakin tahun akan semakin banyak. Maka perlu dilakukan efisiensi dengan cara dimusnahkan terhadap arsip yang in aktif.
Hal ini dikatakan Kepala Bapenda Denpasar, IGN Eddy Mulya saat melakukan pemusnahan ribuan arsip dinamis in aktif di ruang studio Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Rabu (26/7/2023).
Lebih lanjut Eddy Mulya yang didampingi Sekretaris Bapenda, Dewa Gede Rai mengatakan pemusnahan arsip Bapenda ini merupakan bagian dari upaya untuk mewujudkan efisiensi pengelolaan arsip.
“Pemusnahan arsip ini merupakan tahap akhir dari pengelolaan arsip yang diawali dari penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan dan disusutkan. Pemusnahan arsip ini dilakukan untuk yang sudah tidak memiliki nilai guna,” ungkap Eddy Mulya.
Eddy Mulya mengatakan pemusnahan arsip ini penting dilakukan untuk memberi efisiensi tempat penyimpanan, tenaga serta pendukung lainnya. Pemusnahan ini juga akan berdampak pada pengelolaan arsip yang masih diperlukan, terutama saat mencari manakala diperlukan.
Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, IB. Gede Yoga Jaya Muda mengatakan, pengelolaan arsip yang baik memiliki peran yang strategis dalam tata kelola pemerintahan. Bahkan, dengan pengelolaan arsip yang baik, akan berdampak pada besaran dana insentif daerah yang diterima. Demikian pula bila pengelolaan arsip kurang baik, dana insentifnya juga akan berkurang. Karena itu, semua OPD diharapkan mampu mengelola arsipnya dengan baik.
“Salah satu pengelolaan arsip yang baik, yakni melakukan pemusnahan arsip. Pengelolaan arsip bagi setiap OPD sangat penting dan berdampak pada perolehan dana insentif daerah,” ujar Yoga Jaya Muda.
Meski demikian, tidak semua arsip bisa dilakukan pemusnahan. Karena terkait dengan instansi terkait lainnya. Artinya, keberadaan arsip tertentu sangat diperlukan, misalnya untuk beberapa OPD, seperti Disdukcapil, BKPSDM, Perijinan. Beberapa berkas yang ada di OPD tertentu masih perlu yang hardcopy sebagai bukti otentik.
Sementara Sekretaris Badan Pendapatan Daerah Kota Denpasar, Dewa Gede Rai selaku panitia pemusnahan arsip mengatakan, arsip yang dimusnahkan kali ini merupakan arsip milik Sub Bagian Umum dan Keuangan Bapenda yang memiliki retensi di bawah 10 tahun. Arsip yang dimusnahkan ini merupakan arsip tahun 2017 hingga 2020 dengan jumlah 9 box atau setara 1.903 berkas.(bpn)
